Hvert bestyrelsesmøde bør afsluttes med et fast punkt på dagsordenen, som hedder kommunikation. Punktet skal samle op på de informationer, der er givet under mødet, og lægge linjen for, hvad der kan fortælles offentligt efter mødet. Det anbefaler Martin Lavesen, advokat og medforfatter til Håndbog for medarbejderrepræsentanter. På årets Topmøde for medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer satte han fokus på bestyrelsesmedlemmers tavshedspligt, og hvordan den kan håndteres i hvervet som medarbejdernes repræsentant.

”Et godt råd fra mig er at lade det sidste punkt på dagsordenen være kommunikation, så det bliver drøftet, hvad der skal kommunikeres ud, og hvordan bestyrelsen gør det,” siger han.

På den måde bliver den samlede bestyrelse tvunget til at tænke over, om der er nogle særlige ting, som den skal være opmærksom på, ligesom den skal nå til enighed om, hvad der må siges og ikke siges efter mødet. Når kommunikationen kommer på dagsordenen, så har det også den fordel, at beslutningerne blive taget til referat. 

”Hovedreglen for tavshedspligt er jo, at man skal holde tæt med, hvad der sker på bestyrelsesmøderne, medmindre bestyrelsen har aftalt noget andet. Et fast kommunikationspunkt kan være med til at klargøre rammerne,” siger Martin Lavesen.

Det kan under samme punkt være relevant at aftale, hvornår der kommunikeres noget ud, hvad der kommunikeres, og hvem der gør det. Om det skal være direktøren, der stiller sig op på en ølkasse til et fællesmøde, eller bestyrelsesformanden, som udtaler sig.
”Der kan også være situationer, hvor det er mere relevant, at det er medarbejderrepræsentanterne, der går ud og siger noget,” påpeger han.

REGLER FJERNER PRESSET

Mange medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer oplever pres fra kollegerne om at give informationer fra bestyrelsesmøderne, fordi de ikke føler, at de bliver informeret nok. Her er det vigtigt, at medarbejderrepræsentanten kender reglerne og ikke lader sig overtale til at bryde sin tavshedspligt.

”Det er en styrke at kunne sige til sine kolleger, at ’når jeg sidder i bestyrelsen, så er der en tavshedspligt, men jeg sikrer, at orienteringspligten bliver efterlevet. I bestyrelseslokalet har jeg bestyrelseskasketten på, men jeg arbejder for, at der er dialog mellem ledelsen og samarbejdsudvalget, og at vi giver informationer på intranettet og andre platforme’. Og så skal de øvrige bestyrelsesmedlemmer holdes op på den fælles opgave og forstå, at fortrolighed og information spiller sammen,” fastslår han.

Orienteringspligten fremgår af Selskabslovens § 57 og § 58. Bestemmelserne siger, at selskaber og koncerner, hvor der er valgt medarbejderrepræsentanter, har pligt til at orientere medarbejderne om selskabets eller koncernens forhold. Orienteringen kan for eksempel omfatte økonomiske, driftsmæssige og beskæftigelsesmæssige forhold og udvikling. Orienteringen skal gives på en hensigtsmæssig måde for eksempel via hjemmeside, møder i samarbejdsudvalget eller på fællesmøder.

”Hele ideen med medarbejderrepræsentation er jo netop, at man skal have nye input ind i bestyrelsen via medarbejderrepræsentanter. Det giver kun mening, hvis der også kommer et output. Her er det vigtigt, at medarbejderrepræsentanterne er med til at sikre, at den orientering sker,” påpeger Martin Lavesen.

Orienteringspligten kan desuden lette den byrde, som nogle medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer føler, når der i bestyrelsen bliver truffet beslutninger, som har betydning for kollegernes arbejdssituation. Det kan være nedskæringer eller lukning af afdelinger eller produktionsenheder.

ACCEPTER IKKE UDVIDET TAVSHEDSPLIGT

Her anbefaler CO-industri, at medarbejderrepræsentanterne lægger pres på bestyrelsen for at træffe en beslutning om, hvornår de berørte kolleger bliver informeret. Hvis der er tale om en større beslutning, kan og bør ledelsen indkalde til et ekstraordinært møde i samarbejdsudvalget.

Martin Lavesen anbefaler desuden, at nyvalgte medarbejderrepræsentanter læser bestyrelsens forretningsorden grundigt igennem og undersøger, hvad der står om tavshedspligt. Nogle selskaber har indført en udvidet tavshedspligt i forretningsordenen, og det er der absolut ingen grund til, mener Martin Lavesen.

”Som medarbejderrepræsentant skal man ikke acceptere, at der er en udvidet tavshedspligt. Der er faktisk ingen juridisk grund til, at der står noget om tavshedspligt, da det er lovbestemt. Der bør højest være en henvisning til lovgivningen og have en karakter om en reminder for det enkelte bestyrelsesmedlem,” siger han.