ARTIKLER & NYHEDER
EagleBurgmann har fået struktur på SU
Der var engang, hvor møderne i samarbejdsudvalget (SU) hos EagleBurgmann KE A/S i Ringkøbing kunne handle om vandtrykket i bruserne og bøvl med sodavandsautomaten. De fik ikke altid de rigtige emner på dagsordenen i rette tid, mange beslutninger blev skudt til hjørne, og det var ikke usædvanligt, at det kneb med forberedelsen til mødet. Til gengæld kunne møderne tage op til fire timer.
Sådan er det ikke længere.
I dag er møderne effektive. Der er luget godt ud i emnerne, så kun det, der er relevant for SU, kommer på dagsordenen. En stram agenda og et velfungerende årshjul hjælper med at holde struktur på møderne og sikrer, at de husker at få de rigtige emner på dagsordenen på det rigtige tidspunkt.
Samarbejdsudvalget hos EagleBurgmann bad nemlig TekSam om hjælp til at finde den rette form på deres arbejde, og sammen med Jan Grimstrup fra CO-industri og Steffen Mose fra Dansk Industri fik de i løbet af en dags workshop talt sig ind på, hvordan de gerne ville have deres SU til at fungere, og hvilke værktøjer, der kunne bringe dem derhen.
MANGLEDE STRUKTUR
Det gik for alvor op for medlemmerne af EagleBurgmanns samarbejdsudvalg, at de havde brug for hjælp, da de stod i stampe med en trivselsundersøgelse. TekSam, der også hjalp dem med trivselsundersøgelsen, satte ekstra lup på deres udfordringer.
”De var på besøg for at tale med os om, hvornår vi skulle sætte gang i trivselsundersøgelse nummer to, og der stod det klart, at vi ikke var kommet så langt, som vi kunne være kommet med lidt mere struktur. Vi manglede at træffe beslutninger om den nye undersøgelse, og vi havde ikke behandlet flere af de ting, som var kommet ind fra vores kolleger,” fortæller Johanne Skovgaard Christiansen, HR-manager i EagleBurgmann.
I virkeligheden havde det ligget og simret længe, at SU’s arbejde godt kunne effektiviseres, men de havde aldrig rigtig fundet en måde, som fungerede.
”Vi er alle sammen optaget af dagligdagen, og jeg tror, at vi alle havde tænkt tanken om et mere effektivt SU. Vi havde da også snakket om det. Vi har bare aldrig været i stand til at konkretisere det. Og så kommer TekSam bare lige med noget, som faldt i vores smag. Det er plug and play,” siger Otto Meurer, Head of Operations i EagleBurgmann.
HVAD HØRER TIL SU
Første skridt mod et mere struktureret SU var en intensiv workshop, hvor alle otte medlemmer af SU’et drøftede ønskerne til deres SU, mens TekSams konsulenter kunne byde ind med deres erfaringer fra andre virksomheder i industrien.
Der var bred enighed om, at de havde en tendens til ikke at komme rundt om de emner, som var relevante for SU. I stedet lagde især indkomne forslag beslag på en stor del af dagsordenen.
”Vi fik en god snak om, hvad der egentlig hører til i SU, og hvad der skal håndteres et andet sted. Og det betyder, at vi tillidsfolk sorterer meget mere i indkomne forslag og vurderer, om de kan klares direkte med Otto som for eksempel sådan noget som vandtrykket,” fortæller John Sørensen, tillidsrepræsentant for medlemmer af Dansk Metal på virksomheden.
De nåede i fællesskab frem til en emnebank med emner, som de ønsker at behandle i SU. Emnerne er listet op og prioriteret, der er sat ansvarlige på samt deadlines, og endelig er de lagt ind i et årshjul, som også indeholder mere faste emner som trivselsundersøgelse, personalehåndbog og politikker.
”Jeg synes, at emnebanken fungerer virkelig godt, fordi vi nu er blevet bedre til at kigge hinanden i øjnene og sige, at det her emne vil vi gerne arbejde med, men vi skal ikke sætte det i søen samtidig med, at vi har alle de andre ting i gang. På den måde får vi sat mere handling bag vores drøftelser, fordi vi ikke har alt for mange skibe i søen på én gang,” siger Esben Rønn During, tillidsrepræsentant for medlemmer af Teknisk Landsforbund på virksomheden.
”Der er jo emner, som er mere tunge end andre og ikke løses fra dag til dag. Her skal vi have en langsigtet plan og sikre opfølgning. Og det hjælper den nye struktur med,” siger Otto Meurer.
ÅRSHJUL KAN NOGET
Samtidig aftalte de også en agenda for mødet med faste punkter som information fra A- og B-siden og de relevante punkter, som er hentet fra årshjulet. TekSam konsulenterne havde en færdig skabelon for begge dele med til dem, og den var lige til at tage i brug.
Især årshjulet har været en nøgle til en bedre struktur på SU-møderne.
”Årshjulet er et struktureret værktøj, et hjælpemiddel til at visualisere, hvad vi skal og sikre, at vi kommer hele vejen rundt og kun behandler de emner, som er relevante. Det kan virkelig noget, synes jeg,” siger Otto Meurer.
”Jeg synes også, at det sikrer, at vi er mere forberedte, når vi kommer. Det er jeg i hvert fald i forhold til, hvordan det var før, fordi jeg ikke rigtig vidste, hvilken retning det kunne stikke af i,” supplerer Annette Frederiksen, tillidsrepræsentant for 3F’erne.
Med TekSam-konsulenternes hjælp fik de øje på behov, som de ikke selv havde tænkt på. Emnebanken er et af dem, men også gennemgang af politikker og personalehåndbogen er kommet på årshjulet, og så er møder med andre relevante udvalg i virksomheden også blevet et fast punkt på årshjulet. Det giver et bedre overblik over, hvad der sker i virksomheden, og mulighed for at koordinerer indsatsen i de forskellige udvalg.
”Vi inviterer blandt andre arbejdsmiljøudvalget ind en gang om året for at fortælle, hvad de arbejder med. Dem har vi aldrig før haft med, selv om nogle af de ting, som vi arbejder med, minder om hinanden,” fortæller John Sørensen.
KRÆVER ØVELSE
De er enige om, at den nye struktur for deres SU fungerer godt, selv om de lige skal øve sig og også være parate til at justere på både agenda og årshjul.
”Vi er blevet meget bedre til at holde os på sporet: Hvem der tager teten på de enkelte ting og følger op og sørger for, at deadlines overholdes,” påpeger Annette Frederiksen.
Som en stor sidegevinst er SU’s arbejde nu blevet meget mere synligt for kollegerne. Årshjulet og referaterne fra SU-møderne hænger i kantinen, så alle kan se, hvad der sker og skal ske.