Trivsel er kodeordet, når sygefraværet skal bringes ned. Det er erfaringen på Gram Commercial i Vojens, hvor samarbejdsudvalget gennem det seneste år med succes har arbejdet med at finde en løsning på et alt for højt sygefravær.

I 2017 lå sygefraværet på virksomheden, der har omkring 200 ansatte, på cirka ni procent inklusive frihed ved barns sygdom. I oktober i år er det gennemsnitlige sygefravær over året nedbragt til 5,5 procent.

- Det, synes jeg, er ret flot, i betragtning af at influenzaepidemien i februar og marts smadrede al statistik, siger Jacob Nielsen, medlem af 3F og tillidsrepræsentant for de 128 timelønnede i virksomheden.

Han forsikrer, at nedgangen i sygefraværet ikke er sket ved at tvinge syge kolleger på arbejde.

- Så sent som i dag har vi sendt en kollega hjem, som mødte op, selv om han helt klart ikke var frisk. Det skal ikke være sådan, at du skal være på piller hele dagen for at klare arbejdet. Så er det hjem under dynerne, siger han.

I stedet har han og det øvrige samarbejdsudvalg taget et godt kig ind i maskinrummet for at finde ud af, hvorfor sygefraværet var så højt på fabrikken, som producerer fryse- og køleskabe til industriel brug.

- Det var jo et voldsomt højt tal, og vi var hurtigt enige om, at vi var nødt til at danne os et billede af, hvad sygefraværet skyldtes. Pjækkede de, eller var der andre årsager til, at så mange meldte sig syge? fortæller Jacob Nielsen.

Mange forandringer
De seneste år har været præget af forandringer på virksomheden.

- Vi har for fire år siden fået en ny fabrikschef, som har nye visioner og efter min mening en rigtig god tilgang til tingene. Det betyder blandt andet, at vi i de seneste tre til fire år i stigende grad har involveret medarbejderne og arbejdet struktureret med at løfte kompetencerne, fortælle han.

Medarbejderne har blandt andet fået træning med fokus på kvalitet, træning i at sikre standardiserede arbejdsmetoder og fastholde forbedringer, og omkring årsskiftet har en stor del af funktionærerne og medarbejderne i produktionen deltaget i kvalitetsbevidsthedskurser, som indeholder samarbejde, kommunikation og forventningsafstemning.

- Generelt har vi i produktionen arbejdet på at få struktur på arbejdet med stor vægt på at få forbedret kvalitet og flow. Der er sket markante forbedringer på den del, og vi har ikke de samme afbrydelser og ”støj” i produktionen, selv om der stadig er et stort potentiale, siger Jacob Nielsen.

Samtidig blev der i sommeren 2017 sat fokus på omsorgssamtaler, hvilket resulterede i, at sygefraværet på fem måneder blev reduceret til otte procent.

Dybdegående trivselsundersøgelse
Den proces tog yderligere fart, efter at 12 medarbejdere og ledere var til en temadag om sygefravær og psykisk arbejdsmiljø arrangeret af TekSam for at blive klogere på, hvilke knapper virksomheden kan trykke på for at øge trivslen og mindske sygefraværet. Og derefter blev en ekstern HR-konsulent hyret ind for at hjælpe dem med at finde frem til årsagerne til fraværet.

- Vi valgte en ekstern konsulent, fordi vi gerne ville have helt friske øjne til at kigge på os, og fordi vi ville understrege fortroligheden i arbejdet, siger Jacob Nielsen.

Trivselsundersøgelsen i virksomheden blev nemlig gennemført som en til en-samtaler mellem medarbejdere i virksomheden og HR-konsulenten. I alt blev 23 medarbejdere interviewet, deriblandt alle i samarbejdsudvalget, fabrikschefen, den administrerende direktør, arbejdsmiljøorganisationen og flere driftsledere samt en række tilfældigt udvalgte medarbejdere.

- HR-konsulenten udpegede de personer, som han gerne ville tale med. Jeg var dog inde over for at sikre, at han ikke tilfældigvis valgte en gruppe, som normalt står sammen og arbejder eller er meget sammen socialt og derfor også kan have ens holdninger og oplevelser. Vi ville så bredt ud som muligt, forklarer han.

Før interviewene blev der gjort meget ud af at forberede de udpegede medarbejdere.

- Sygefraværet havde givet uro og stress blandt kollegerne. Derfor var det vigtigt at understrege, hvad vi ville med trivselsundersøgelsen, og hvad HR-konsulenten ville spørge ind til. For det handlede ikke om den enkeltes sygefravær, men om deres opgaver i virksomheden, og hvad der forhindrede dem i at udføre dem, siger Jacob Nielsen.

- Og det viste sig jo, at folk er glade for at være her, men at der ofte opstod små gnidninger, som så voksede sig større og fyldte i arbejdsdagen, fortsætter han.

Ni fokuspunkter
Med resultatet i hånden drog samarbejdsudvalget en dag ud af huset for at arbejde koncentreret med at omsætte den nye viden til et bedre psykisk arbejdsmiljø i Gram Commercial. Det blev til ni punkter, som samarbejdsudvalget og virksomheden i fremtiden skal fokusere på.

Blandt andet viste det sig, at medarbejderne ikke oplevede, at virksomheden havde fokus på sygefravær. Derfor er der nu lagt faste rammer omkring omsorgssamtaler, så man sikrer, at de bliver afholdt, og at der bliver spurgt ind til det rigtige.

- Vi har sikret os, at kollegerne ved, at de ikke bliver fyret, fordi de er syge, men at der bliver holdt omsorgssamtaler, fordi virksomheden gerne vil gøre noget, gerne vil hjælpe, hvis det er muligt. Samtidig forventer virksomheden også, at de gerne vil hjælpes. Og det vil de fleste jo gerne, siger han.

Ligeledes er medarbejderne blevet inddraget endnu mere i de omstillingsprocesser, som virksomheden gennemgår.
- Vi har gennemført mange ændringer og forbedringer i produktionen, som har betydet store forandringer for mange kolleger. Vi inddrager dem, som har ”hånden på skabet”, og de medarbejdere, der for eksempel er ved at indgå i celleproduktion, kan være med til at påvirke udviklingen, forklarer Jacob Nielsen.

Det viste sig også, at mange HR-processer ikke var opdaterede. Forskellige grupper har derfor arbejdet på at få dem bragt up to date. Blandt andet er medarbejderudviklingssamtalerne blevet ensrettet, så de foregår på samme måde for timelønnede og funktionærer. Og de timelønnede har fået samme tilbud om sundhedsordning som funktionærerne.

Mere arbejdsglæde
Medarbejderne fik en præsentation af resultatet af trivselsundersøgelsen samt de ni punkter på storskærm og senere på et kvartalsmøde i kantinen, hvor de havde mulighed for at spørge ind til de enkelte punkter.

- Noget må vi have gjort rigtigt, når fraværet i dag er så lavt. Mange kolleger syntes også, at det var dejligt, at der skete noget. Analysen viste jo, at der er nogle ting at arbejde med, og det bliver vi ved med. Vi skal hele tiden holde fokus på forbedringerne, og nu er vi nået dertil, hvor vi kan mærke fremgang, siger han.

Jacob Nielsen oplever også, at medarbejderne er blevet meget bedre til at snakke sammen og tage gnidninger i opløbet, ligesom samarbejdet på tværs i virksomheden er blevet bedre.

- Trivslen og arbejdsglæden er simpelthen blevet større, mener han.

Og sidst, men ikke mindst er samarbejdsudvalget for alvor sat på skinner. Alle i udvalget har fået udleveret Samarbejdsaftalen, og drøftelserne i udvalget er blevet langt mere dybdegående.

- Nu har vi noget, som vi kan gå ud og snakke med kollegerne om og høre dem, hvad de synes. Det bidrager både til virksomhedens udvikling og til, hvordan vi har det, når vi går på arbejde, fastslår Jacob Nielsen.