I 2016 havde PM ENERGI 43 medarbejdere – i dag er antallet 115. Den nordjyske leverandør af nødstrømsløsninger har de seneste år oplevet markant vækst og har derfor budt mange nye kollegaer velkommen. Trods den store udvikling har virksomheden en medarbejderomsætningshastighed på under 10 %, hvilket betyder, at færre end én ud af ti medarbejdere fratræder virksomheden årligt.

Men hvordan skaber man plads til mange nye ansigter på én gang og sikrer, at de også har lyst til at blive?

Hos PM ENERGI er svaret klart: en struktureret onboardingproces.

En del af den gode onboarding hos PM ENERGI er en velkomstvideo, som den nye kollega får tilsendt inden sin første arbejdsdag.

Når Karsten Kjær taler med nye medarbejdere, er det vigtigt for ham at italesætte fagbevægelsen, og hvad hans tillidshverv har af betydning for kollegaerne.

Medarbejderoversigt over PM ENERGIs 115 medarbejdere.

Grundet det stigende behov for pålidelig nødstrøm i forskellige brancher, har PM ENERGI de seneste år oplevet stor vækst. I 2016 havde virksomheden 43 ansatte, mens de i dag huser 115 medarbejdere.

Karsten Kjær og kollegaen Nikki Sørensen.

Når en ny kollega starter hos PM ENERGI, bliver der sat navn og billede op. På den måde ved alle, hvem der skal tages godt imod.

FRA ’BO STARTER I MORGEN’ TIL GENNEMTÆNKT ONBOARDING 

Tidligere foregik ansættelser hos virksomheden i Brønderslev uden en ensartet proces. Det husker HR-chef Birgitte Mortensen, som har været hos PM ENERGI i over 30 år:

”Når én leder skulle ansætte, så foregik det på én måde, og hvis en anden leder skulle ansætte, så foregik det på en anden måde. Det var lidt tilfældigt, men det gik fint, fordi vi ikke var så mange.”

PM ENERGI er en af Danmarks førende leverandører af nødstrømsanlæg, og i takt med de store forandringer i verden er efterspørgslen på energiløsninger steget markant. Virksomheden har derfor skullet udvide medarbejderstaben kraftigt, og på et tidspunkt fungerede den uformelle tilgang ikke længere optimalt:

”Der kom mange nye til på én gang, og så kunne en leder komme ind og sige: ‘Nå, Bo starter i morgen. Har vi en telefon til ham?’ Og det havde vi jo ikke. På et kursus mødte jeg en, der spurgte mig: ‘Jamen, har I da ingen onboardingproces?’. Dét blev startskuddet til, at vi begyndte at nørde i det.”

Onboarding starter i indbakken I dag har PM ENERGI en gennemarbejdet og strømlinet onboardingproces, som bliver fulgt ved alle ansættelser i virksomheden. En stor del af onboardingprocessen er den fyldestgørende intromail, som bliver sendt ud til nyansatte en uge inden første arbejdsdag. Mailen indeholder:

• Et introprogram over den første tid
• En folder om PM ENERGI som virksomhed og arbejdsplads
• En billed- og navneoversigt over kollegaerne i teamet
• Navnet på den nyansattes buddy (støtteperson red.)
• En videohilsen fra to af de nye kollegaer
• Et dokument med information om Brønderslev by
• Generelle informationer med medarbejdernummer, telefonnummer, mailadresse, initialer osv.

TRYGHED ER ET SMIL PÅ SKÆRMEN

Intromailens videohilsen er et kort møde med to af de kollegaer, som den nyansatte vil komme til at møde på sin første dag. Det er et initiativ, der skal skabe en tryg start, forklarer Birgitte Mortensen:

”Med videoen får den nye medarbejder sat ansigt på nogle af sine nye kollegaer. Så selv om man ikke har mødt dem rigtigt, så får man alligevel en fornemmelse af, hvem de er. Videohilsenen har til formål at skabe en form for tryghed.”

Samtidig understreger Birgitte Mortensen, at videoerne ikke behøver at ligne noget, som professionelle har lavet – det er tanken bag, som er vigtig:

”Jeg ringede til en ny timelønnet, efter mailen var sendt ud, og der var han sådan: Hold da op, jeg er vant til, at det bare er ’du skal møde klokken 7 på mandag, og så finder vi ud af noget der’. Men hos os vil vi gerne have, at de nye føler, at vi er velforberedte og klar til dem, så de føler sig velkomne fra start.”

TR-SAMTALE SOM FAST PRAKSIS

For de nyansatte starter den første dag på PM ENERGI typisk med en rundvisning samt kaffe og rundstykker i afdelingen. Så er der papirer, som skal underskrives, en personalehåndbog, der skal introduceres, og en gennemgang af organisationsdiagrammet.

Derefter starter Karsten Kjærs væsentligste rolle i onboardingprocessen: I kraft af sin rolle som tillidsrepræsentant tager han en samtale med alle nye medarbejdere. Det er en fast praksis, der opstod i takt med virksomhedens vækst - og altså før muligheden for at tage imod nye kollegaer blev skrevet ind i overenskomsten i 2023 - fortæller han:

”Dengang vi var færre medarbejdere, var der ikke samme behov for en decideret aftale om, at nye medarbejdere skulle møde mig som tillidsrepræsentant, for det skete lidt af sig selv. Men da det accelererede med ansættelser, blev det relevant, fordi der pludselig kunne være en hel flok, der ikke var informeret om, hvem jeg var.”

Birgitte Mortensen supplerer:

”Ja, dengang kom Karsten selv forbi mig og sagde, at han rigtig gerne ville hilse på, når der startede nye kollegaer. Det var jo en megagod idé, fordi det er vigtigt, at de nye medarbejdere hurtigt får sat ansigt på deres tillidsrepræsentant og ved, at han er deres talerør. Så nu får Karsten altid besked, når der starter en ny.”

FRA FØRSTE MØDE TIL STÆRKERE ORGANISERING 

Når Karsten Kjær taler med nye medarbejdere, er det vigtigt for ham at italesætte fagbevægelsen, og hvad hans tillidshverv har af betydning for kollegaerne:

”Jeg fortæller dem om organisering, og hvad der er vigtigt at vide rent fagforeningsmæssigt. Det står jo folk frit for, hvor de står i forhold til det, men det skaber noget sparring. Samtidig fortæller jeg om vores lokalaftaler og vores overenskomst, og hvorfor fagbevægelsesarbejdet er betydningsfuldt.” 

For Karsten Kjær er det også vigtigt, at han i samtalen med nye kollegaer får skabt et trygt rum med plads til spørgsmål: 

”Jeg forsøger at være åben, og jeg tager dem alvorligt. Som ny kan man jo have mange spørgsmål, og jeg vil gerne vise, at der ikke findes dumme spørgsmål. De skal vide, at de altid kan komme til mig og spørge: ’Hvad gør vi lige her?’ eller ’Hvordan skal jeg agere i det?’, for en del af min rolle er at stå til rådighed.”

ALTING FØLES LETTERE MED EN BUDDY

Et andet tiltag i forbindelse med den gode onboarding er buddyordningen. Alle nyansatte får en buddy, som skal være deres støtteperson de første uger og gerne længere. Buddyen får på forhånd udleveret en folder, hvor der står, hvorfor rollen er vigtig, og hvordan den foregår rent praktisk. Buddyen skal også fortælle om uskrevne regler og rutiner i hverdagen, fortæller Birgitte Mortensen: 

”Buddyen skal invitere med til frokost, huske pauser og tage de nye med til tavlemøder. Tidligere er vi kommet til at vælge personer, som ofte glemte klokken, fordi de blev fordybet i deres arbejde, så i dag tænker vi i højere grad over, hvem der vil egne sig godt som buddy. For buddyen er også en kulturbærer, der giver alt det videre, som ikke er skrevet ned nogen steder.”

SUCCESFULD ONBOARDING BYGGES I FÆLLESSKAB

På PM ENERGI er de glade og stolte af, at deres onboardingproces virker så godt – og de ved, at det gavner på flere parametre:

Succesfuld onboarding bygges i fællesskab På PM ENERGI er de glade og stolte af, at deres onboardingproces virker så godt – og de
”Jo hurtigere de nye bliver en del af fællesskabet, jo bedre er det også for hele virksomheden. Det skal ikke være manglende onboarding, der får dem til at stoppe. Når folk starter, bliver de som regel.”

Efter et par måneder har Birgitte Mortensen en opfølgende samtale med nyansatte, hvor de gennemgår ansættelsesprocessen, opstarten og den første tid samt taler om, hvorvidt der er nogle processer, som kan optimeres:

”Alle steder i organisationen siger de nye: ’Alle er så venlige og flinke til at byde velkommen’. Succesen for den gode onboarding ligger ikke kun i HR eller i ledelsen. Den ligger især i, at kollegaerne er så gode til at tage imod. Det kan være en udfordring, når der kommer mange nye, men det er vi rigtig gode til.”